Em um mundo cada vez mais competitivo, o planejamento é um fator imprescindível para as empresas, pois é nessa fase que é possível avaliar os riscos, as oportunidades de mercado e os resultados esperados de forma rápida e ágil. A sua falta pode gerar vários prejuízos, além de perda competitiva.
Talvez, você esteja se perguntando como planejar a sua empresa para que prejuízos e erros não ocorram.
Então te apresentarei uma ferramenta de gestão muito eficiente, conhecida como 5W2H. Ela é bem prática e te auxiliará a garantir o planejamento de projetos e atividades na empresa e eliminar qualquer falha.
Essa matriz é um plano de ação bem estruturado em etapas práticas e bem definidas, que tem como objetivo esclarecer todas as possíveis questões estratégicas, a fim de alcançar a excelência em qualquer atividade.
Esse método é bastante útil e simples, pela sua praticidade pode ser utilizado em qualquer porte e tipo de organização, pois não é necessário ter uma equipe com um conhecimento técnico especializado, apenas uma pessoa que conheça os processos.
E essas SIGLAS, o que significam?
São siglas formadas, pelas iniciais de palavras em inglês. Cinco delas começam com W e duas começam com H e quando bem definidas eliminam qualquer dúvida que possa aparecer ao longo do processo.
São elas:
· What ?
· Why ?
· Where ?
· When ?
· Who ?
· How ?
· How much ?
Neste quadro encontra-se, de forma sucinta, o significado das respectivas perguntas, na ordem que devem ser respondidas.
Elaborada pela Empresa ProInova Engenharia Júnior
Essas perguntas têm como objetivo tornar a execução do projeto mais efetiva e clara.
Como fazer 5W2H na prática?
Antes de começar a colocar em prática, a definição do projeto, as estratégias para encontrar as soluções e o envolvimento da equipe devem estar bem definidos. Depois de tudo completo, é hora de responder às 7 perguntas de forma clara e objetiva.
O próximo passo é você escolher um instrumento: uma tabela eletrônica ou um quadro branco, ou seja, algo que você consiga colocar as SETE colunas. Lembrando que, como é uma ferramenta bem fácil, não é necessário um software ou um investimento.
Apresento esta tabela criada no Microsoft Excel pela nossa equipe para exemplificar e torna-la de fácil entendimento para que você consiga criar a sua.
Por que utilizar essa ferramenta em minha empresa?
Ela te auxiliará sobretudo no controle de tarefas e na execução de atividades em projetos. Por se apresentar de forma clara e detalhada, os colaboradores envolvidos no projeto já terão o conhecimento do que deverá ser feito, portanto, não haverá surgimento de muitas dúvidas e discussões ao longo das atividades e com isso, ganho de tempo e recursos.
Lembrando que, essa matriz poderá ser utilizada em várias áreas de sua empresa, como na gestão de projetos, riscos, orçamentária e na elaboração de planos de negócio.
Caso você ainda queira dar um passo a mais na gestão da sua empresa e torná-la mais produtiva com o uso da 5W2H e/ou gostaria de receber em seu e-mail a nossa planilha personalizada, entre em contato com nossa equipe, sem compromisso.
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