O mundo está cada vez mais digital e conectado, mudanças e desafios surgem a todo momento e, por esse motivo, se adaptar a essas transformações não é uma tarefa fácil. Com tantas atividades, regras e normas para gerenciar, é comum encontrarmos problemas que parecem impossíveis de solucionar. Existem também, os problemas de rotina que nunca temos tempo para otimizar, além daqueles que resolvemos na teoria, mas nunca tiramos do papel. Neste momento é que entra a gestão por processos, ou business process management.
O que significa BPM?
O BPM é um conjunto de boas práticas de gerenciamento desenvolvida com o objetivo de organizar, facilitar e automatizar processos organizacionais. Sendo assim, com a gestão por processos é possível:
· Acelerar as melhorias e mudanças de mercado;
· Aumentar a satisfação do consumidor;
· Melhorar a qualidade de produtos;
· Reduzir custos;
· Aumentar a compreensão sobre as atividades da organização.
Como melhorar processos com o BPM?
A aplicação de BPM passa pelo entendimento e apreciação de suas práticas, que normalmente são estruturadas em um ciclo de vida (KO et al., 2009).
Lembrando que, BPM é uma disciplina flexível, por isso, pode ser aplicada à qualquer empresa. Assim, os aspectos podem variar de negócio para negócio, sendo que o ciclo de vida do BPM é composto de seis fases, pra sua implementação.
1- Planejamento e alinhamento estratégico
O objetivo neste primeiro passo é identificar os processos da empresa (ter uma visão macro). Para isso, é necessário conhecer toda a documentação, entender a relação entre eles, como foram desenvolvidos e o objetivo de cada documento. Além disso, é a fase de verificar se todos estão alinhados com o planejamento estratégico da corporação.
2- Análise de Processos
O objetivo desta fase do ciclo do BPM é compreender em detalhes cada processo da organização e o modo como eles estão sendo executados. Deve ser feito um levantamento geral, o mais completo possível, e em seguida, uma análise detalhada. Através dessa análise, é possível obter maior compreensão de como os procedimentos acontecem, de como ocorrem as entregas, quais gargalos atrapalham o processo e quais desafios é preciso superar para obter uma efetiva melhora.
Alguns pontos que devem ser avaliados:
· Estratégia, metas e indicadores;
· Entradas e saídas, incluindo fornecedores e clientes (internos e externos);
· Contexto dos processos dentro do perfil do negócio;
· Determinação dos recursos e de como estão sendo aplicados;
· Alteração de processos entre equipes, áreas e departamentos.
3- Desenho de processos
Esta etapa é a forma mais eficiente de reorganizar cada processo, de forma a torná-lo melhor e mais objetivo. Os processos são esquematizados em uma documentação específica, a partir disso, é possível ter uma melhor visualização de cada etapa e, consequentemente, ter uma maior visibilidade de onde ocorrem as falhas. Logo, será possível otimizá-los (eliminar repetições, enxugar etapas, reduzir o tempo de execução e aumentar a produtividade).
4- Implantação dos processos
Este é o momento de colocar tudo em prática, ou seja:
· Serão testadas todas as mudanças propostas;
· Deve ser realizado um trabalho de treinamento e de comunicação com os stalkeholders.
· É de suma importância que os stalkeholders entendam o que muda e porque está mudando;
· Dividir as tarefas em diversos níveis gerenciais.
5- Monitoramento dos processos
Nesta fase do ciclo de vida do BPM é avaliado se o que foi proposto está sendo executado corretamente e se as metas foram atingidas para que a partir disso, eventuais falhas e ajustes necessários sejam identificados. Variados indicadores de desempenho devem ser aplicados nesta fase de modo que controlem pontos como:
· Tempo de encerramento de cada processo;
· Custos gerados;
· Qualidade.
6- Refinamento de processos
O crescimento, desenvolvimento e expansão dos negócios vão sempre demandar novos procedimentos de suporte, ou seja, é um trabalho elaborado que deve ser permanente. Melhor dizendo, a otimização de processos é, por si só, um processo contínuo. Com esta última fase, é encerrado (também reiniciado) o ciclo de vida do BPM.
Agora você já sabe que a gestão de processos de negócios permite otimizar processos e garante que o fluxo siga um caminho planejado, sem que nenhuma atividade seja pulada ou desprezada. Com a solução de BPM, a empresa se beneficia de diversas formas como o aumento da transparência, controle da performance, maior produtividade e eficiência, além da redução dos custos.
Ainda tem alguma dúvida sobre a gestão por processos? Contate-nos e veja como podemos ajudar a sua empresa com a implementação do BPM, contribuiremos para que atividades que antes causavam dores de cabeça fiquem descomplicadas. Solicite já seu projeto.
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