Segundo o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), 21% das empresas quebram após o primeiro ano em atividade e, além disso, cinco em cada dez não sobrevivem após cinco anos. Várias são as razões para tal situação, dentre elas, a falta de gestão de processos é apontada como sendo uma das principais para a mortalidade das empresas, segundo pesquisas.
Nesse cenário, é essencial a tomada de ações para otimização dos processos, para assegurar a produtividade e a eficiência de toda a equipe e, assim, manter a empresa competitiva no mercado.
Mas antes de pensar na otimização dos processos de uma organização, é de suma importância ter um bom conhecimento de todo o processo, para compreender o que precisa ser aprimorado. Aqui também entra a importância de se ter uma gestão por processos bem desenvolvida.
No último artigo publicado aqui no blog, foi abordado o tema de Gestão por Processos, ou Business Process Management (BPM), e sua importância para uma empresa, seja ela de qualquer porte ou mercado de atuação.
Sendo assim, no artigo de hoje você aprenderá como implementar a otimização de processos, aliada ao BPM, na sua empresa e, dessa forma, torná-la mais eficiente e produtiva.
4 passos para realizar a otimização de processos
1. Definição e mapeamento dos processos
Primeiramente, é necessário reconhecer todos os processos existentes dentro da empresa. Esse reconhecimento é um estudo de todas as demandas de cada processo, abrangendo os resultados esperados, os recursos humanos e materiais necessários, os custos, um passo a passo de como executá-los e verificar se há pontos que precisam de ações de melhorias.
Uma dica: Para esse passo, seria interessante contar com o auxilio não apenas de líderes de setores, mas também, com os operadores, pois, com certeza, eles conhecem mais a fundo as atividades. Afinal, são eles quem vivenciam os processos diariamente!
2. Identificação e eliminação de falhas
A partir dos relatos realizados no mapeamento é possível identificar, de forma mais precisa, as falhas e gargalos presentes no processo que afetam a sua produtividade e, então, pensar em maneiras de aplicar as melhorias necessárias. Para isso, é essencial a descoberta da origem do problema identificado para que se ataque a causa raiz. Com isso, os esforços aplicados serão mais eficazes, o que garantirá a mudança efetiva do processo em questão.
3. Padronização e formalização do novo método
Após a implementação e comprovação de eficiência dos novos métodos, é importante padronizá-los, formalizá-los e garantir que as informações não se percam durante o processo e que os colaboradores tomem conhecimento dos novos ajustes e da importância de serem feitos corretamente. Isso é fundamental para o alcance de resultados positivos e para que os novos funcionários já sejam treinados de acordo com o novo padrão.
4. Monitoria e ajuste dos processos
A otimização dos processos e a gestão de processo como um todo, deve ser tratada como um clico, ou seja, um trabalho contínuo. Por esse motivo, é fundamental criar um modelo de monitoramento dos desempenhos dos processos e avaliá-los periodicamente para verificar se há necessidade de um novo ajuste, caso isso aconteça, aplique as melhorias com rapidez, padronize e realize a formalização novamente.
Bom, com o entendimento do que é e como funciona a otimização de processos, você já consegue ver vários benefícios dessa ação, certo?
Mas se você ainda está resistente em realizar a otimização de processos na sua empresa, aqui estão 5 bons motivos que farão você mudar de ideia.
Grandes benefícios da Otimização de Processos
· Soluções mais assertivas
Com os processos mapeados e padronizados, as etapas de trabalhos são todas bem definidas, o que possibilita a melhor identificação de falhas e, posteriormente, atacar em causas raízes e não apenas “apagar incêndios”, como é a realidade de grande parte das empresas que, dificilmente, alcançarão o sucesso.
· Redução de riscos, retrabalhos e refugos
A eliminação das falhas encontradas nos processos e a padronização dos novos métodos auxiliam à diminuição de erros humanos e à identificação de novas falhas, o que ajuda para que a qualidade do produto final não seja afetada e, assim, não seja necessários possíveis retrabalhos ou refugos, o que evita com que o produto ou serviço seja entregue além do prazo previsto.
· Aumento de eficiência
Tendo o reconhecimento de todas as atividades inerentes a um processo é possível verificar com mais facilidade aquelas que não estejam agregando valor e eliminá-las, caso realmente não sejam necessárias, ou aplicar métodos que as tornem mais ágeis, desde que não prejudique a qualidade final do produto ou serviço. Isso contribui para que o processo se torne cada vez mais enxuto e permita a redução do tempo de entrega (lead time) do serviço ou produto ao cliente.
· Redução de custos e desperdícios
Com a diminuição de falhas, retrabalhos e produtos refugados, consequentemente, são diminuídos também os riscos de afetar os prazos de entrega, os desperdícios, a necessidade extra de mão de obra e demais recursos. E isso contribui diretamente para que não haja surpresas negativas na hora da contabilização final.
· Melhoria de resultados financeiros
O aprimoramento de resultados também é um dos grandes benefícios da otimização dos processos. De forma que, todos os benefícios citados anteriormente contribuem para que a empresa seja capacitada a oferecer serviços e produtos de melhor qualidade, conquistando a confiança e satisfação dos consumidores e, consequentemente, melhorando a saúde financeira da organização.
Agora é com você!
Com esse artigo você conseguiu ver que otimizar processos é muito importante para qualquer organização e agora você já sabe por onde começar ajudar a sua empresa a alcançar melhores resultados, ser mais eficiente e produtiva, diminuindo custos, aumentando a qualidade dos serviços e produtos e o mais importante, conquistando a satisfação do seus clientes.
Se ainda tem alguma dúvida de como otimizar os processos do seu negócio ou como realizar a gestão desses processos, entre em contato com nossa equipe e veja como a Proinova Engenharia Júnior pode auxiliar para o crescimento do seu negócio.
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