É relevante abordar, primeiramente, que otimizar processos significa ter a iniciativa de realizar auditorias nos fluxos de atividades de trabalho, sejam elas automatizadas ou não, com o intuito de encontrar as dificuldades na produção, erros ou desperdício de tempo e dinheiro. Portanto, a meta é alcançar o resultado traçado pela empresa, porém, com menos gastos e mais eficácia.
Com isso, temos aqui algumas formas de como aprimorar a execução da otimização de processos em uma empresa:
Mapear processos
Nesta fase, é realizado um estudo das tarefas exercidas, do início ao fim de um processo, logo, é identificado as entradas e saídas. Ainda mais, é feito um desenho do fluxo dessas atividades, com isso, tem-se um entendimento de como o trabalho é executado.
Identificar falhas e eliminá-las
Com o mapeamento do processo, a identificação das falhas e dificuldades que ocorrem na produtividade e no resultado final, é notado com facilidade. Nessa fase, somente identificar o problema e suas consequências não é o bastante, se faz necessário ter conhecimento onde é sua raiz e o que fazer para cortá-la.
Corte de etapas desnecessárias
Outro fator importante que afeta na produtividade é a execução de tarefas que não possuem impacto positivo no processo, porém ainda são realizadas. E também, atividades repetitivas, como a movimentação de um funcionário para buscar algum material, ou obter informações, por exemplo.
Melhorias na utilização de recursos
Desperdícios de recursos resulta em perda materiais, como tempo e ferramentas. Portanto, um processo engessado ou inútil, presente na produtividade, é considerado um desperdício na mão de obra.
Com isso, na etapa de avaliação das perdas do processo, se faz necessário estudar como aumentar a produtividade, que pode ocorrer com a mudança do layout da empresa, melhorias na comunicação, integração entre os setores da organização ou uma mudança no método de produção, por exemplo.
Realizar novo método
Quando é realizado a otimização de um processo, com certeza ocorrerá mudanças na maneira como é executado. Logo, para que se tenha uma garantia que isso seja adotado na prática, se faz necessário a formalização desses ajustes e comunicação entre os funcionários para que tenham conhecimento amplo de tudo. Na inserção de novos funcionários isso é essencial na fase de treinamento, pois aprendem o serviço da maneira mais adequada.
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