O fluxograma é uma ferramenta da qualidade utilizada para representar a sequência e interação das atividades de um processo, ou seja, ele representa todas as etapas de um processo, espelhando o fluxo entre suas atividades. Assim, ele é uma notação usada para retratar um processo por meio de um desenho utilizando de uma série de símbolos e abreviações que objetiva documentar, melhorar ou modelar um novo processo. Os símbolos variam dependendo do lugar, e os diagramas podem variar de esboços simples e desenhados à mão a diagramas profissionais com detalhes expansíveis e produzidos com software. Dependendo do seu uso e conteúdo, também pode ser chamado de diagrama de fluxo de processos, fluxograma de processo, diagrama de fluxo de bloco, fluxograma de processo industrial, fluxograma macro, diagrama de fluxo de sistema, entre outros nomes.
Para entender melhor seu uso, precisamos discorrer sobre o que é um processo. Sendo um conceito que permite várias acepções, o processo pode-se tratar das diversas etapas que há para atravessar ou completar uma certa operação. Um processo, neste sentido, contempla a passagem por diferentes estados até alcançar a forma final de algo.
Uma breve história do Fluxograma
Este tipo de diagrama surgiu na década de 1920. Eles são utilizados desde 1921, quando Frank Gilbreth, engenheiro industrial e especialista em eficiência, apresentou o “gráfico de fluxo de processos” à sociedade americana de engenheiros mecânicos, American Society of Mechanical Engineers (ASME) em inglês. Frank dedicou sua vida para estudar maneiras de aumentar a produtividade na indústria e dizia que o fluxograma de processos era “Os primeiros passos para encontrar o melhor caminho”.
Em 1944, um aluno de Mogenses difundiu o uso do fluxograma em um dos seus programas de melhoria e Ben S. Graham, diretor da Formcraft Engenharia, adaptou o fluxograma para que ele também informasse o fluxo de informação, mostrando os vários documentos utilizados ao longo do processo e suas interações. Em 1947, ASME adotou um conjunto de símbolos derivados do trabalho do Gilberth. Também em 1947 os fluxogramas chegaram no universo dos programas de computadores, onde ficaram famosos. Goldstein e von Neumann utilizaram vários fluxogramas de programação em seu trabalho. Dessa forma ao longo das próximas décadas, o conceito se espalhou por toda a engenharia industrial, fabricação, programação e até mesmo aos negócios.
Como utilizar o Fluxograma
Quando não sabemos qual o caminho que o nosso processo percorre, corremos o risco de ele estar fazendo um caminho muito maior do que seria preciso de fato. Dessa forma, o fluxograma se faz extremamente necessário para a eficiência de um processo.
Nele, cada passo de um processo é representado por um único símbolo que possui uma resumida descrição. Estes símbolos são padronizados e ligados por flechas que demonstram a direção do fluxo de atividades. Fazer o desenho do fluxo do processo vai ajudar a entender qual o caminho ótimo e assim implementar melhorias e obter resultados melhores.
Além disso, os fluxogramas podem ser facilmente atualizados e sua notação é entendida rapidamente, pois se trata de uma ferramenta bem antiga e muito popularizada. Por este motivo não é necessário que você utilize um programa especial, os símbolos utilizados estão disponíveis em programas como Word, Excel e Powerpoint, por exemplo. Mas se estiver procurando por um programa mais desenvolvido, é indicado o Lucid Chart, Draw.io, Gliffy e o Cawemo.
Exemplo de um Fluxograma construído no Word.
Depois de selecionar o programa para a montagem do fluxograma é preciso questionar:
· O que faz este processo iniciar?
· Quais são as etapas após o início do processo até chegar ao seu fim?
Pense sobre cada atividade que é realizada, liste cada uma delas em um rascunho. E assim, é preciso fazer uma listagem de cada etapa do processo. É importante ter em mente que este desenho é relativo ao fluxo de atividades que de fato acontece, pois, o desenho tem como objetivo identificar possíveis melhorias. Dessa forma, não faz sentido desenhar o processo como ele deveria ser e sim como ele se comporta.
Para mapear o processo, é importante compreender cada uma de suas etapas e quais são as entradas e saídas. Isso vai facilitar na hora de conectar todos esses pontos no fluxograma. Quando um fluxograma de processo é elaborado, são identificados os fatores problemáticos que não eram percebidos anteriormente, os quais poderão ser trabalhados e melhorados para alcançar resultados melhores.
Dicas para Montagem de Fluxograma
Para a montagem do fluxograma lembre-se sempre dos seus princípios:
· Princípio da Evidência: não aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for convencido como tal, de modo a procurar evitar a precipitação e a prevenção contra determinados fatos.
· Princípio da Análise: fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão e seu entendimento.
· Princípio da Síntese: pensar ordenadamente, a partir dos fatos ou objetos mais simples até chegar aos mais complexos, admitindo existir entre eles uma certa ordem de execução.
· Princípio da Enumeração: fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido e esquecido.
É recomendado também a atenção para alguns aspectos:
· Utilize nomes no infinitivo;
· Explore e utilize vários ícones;
· Não esqueça dos eventos de início e fim.
Simbologia do Fluxograma de Processos
Para facilitar o entendimento o diagrama utiliza uma série de símbolos para representar as ações e momentos do processo. Não é obrigatório o uso de todos os símbolos, utilizando-os de acordo com as necessidades das atividades mapeadas. No geral, pode-se dizer que os símbolos de início ou fim do processo e de tomada de decisões são os mais utilizados. Veja alguns símbolos:
Benefícios do fluxograma de processos
Um fluxograma de processo de produção tem diversas finalidades e benefícios, como:
· Conhecer o fluxo de atividades do processo;
· Identificar onde o processo começa e onde ele termina;
· Verificar quais os fornecedores e clientes de um determinado processo;
· Relacionar quais as áreas fazem parte do processo;
· Identificar os erros que existem no processo;
· Identificar problemas em potencial;
· Propor melhorias;
· Propagar o conhecimento, pois a atividade estará documentada e servirá de apoio a quem desejar conhecer o fluxo de atividades de um determinado processo.
· Documentar um processo para um melhor entendimento, controle de qualidade e treinamento de funcionários.
· Padronizar um processo para obter a melhor eficiência e constância.
· Estudar um processo para fins de eficiência e melhoria. Ajuda a identificar passos desnecessários, gargalos e outras ineficiências.
· Modelar um processo melhor ou criar um processo novo.
· Comunicar e colaborar por meio de diagramas que dialogam com vários cargos na organização, ou fora dela.
Esse é o Fluxograma de Processos. Se ficou alguma dúvida contate-nos que teremos prazer em ajudar o seu processo! Solicite também seu projeto com a gente, faça um orçamento e impulsione seu negócio.
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