Ter processos estruturados em uma empresa não é uma tarefa fácil. Processos bem definidos exige cuidado com os detalhes, e principalmente, conhecimento do business. E para conhecer o seu negócio com profundidade, se faz necessário o uso do mapeamento de processos, juntamente com o uso de ferramentas para gestão, otimização e por fim a padronização dos processos.
Essa expressão de mapeamento pode ser interpretada de maneira literal, ou seja, fazer um mapa, onde são explicitadas etapas, atividades e detalhes de um determinado processo. Lembrando que pode ser uma visão macro (ex: mapeamento da produção de uma caneta), assim como, pode existir detalhamentos, portanto, você pode olhar para uma etapa do processo de fabricação da caneta e mapear o processo de produção da tampa da caneta (visão aprofundada). Este foi um exemplo básico, demonstrando a diversidade de possibilidades para mapeamento de processos.
Por que ter um mapa de processos?
O mapeamento não se aplica apenas para área de produção e fabricação, eles podem ser realizados, também, para áreas administrativas da empresa, como: Recursos Humanos (RH), Financeiro, projetos, gestão de pessoas e etc.
Existem softwares e ferramentas que são utilizadas em processos de maneira profissional, dentre eles podemos indicar dois que são fáceis de utilizar e possuem ótimas integrações com outras ferramentas, são eles lucidchart e microsoft visio.
Existe também, uma ferramenta chamada Mapa Fluxo de Valor (MFV), esta ferramenta possibilita a tomada de decisão através do reconhecimento de falhas e gargalos, dos tempos de produção, logística e da visão ampla dos processos da empresa. Com o mapa fluxo é possível alcançar uma forma ‘enxuta’ de rodar os processos dentro da organização (em breve traremos um conteúdo dedicado ao MFV).
No final das contas, indicamos para as organizações e clientes que eles tenham em mente que os processos fazem parte da base organizacional. Salientamos que processos bem definidos permitem ganho de tempo na produção, redução de custos nas finanças e amplia o horizonte de crescimento da empresa.
Como ter processos bem definidos?
A seguir indicamos um passo a passo para a realização do seu mapeamento.
Etapas indicadas para o mapeamento:
Primeira Etapa: Escolher uma equipe que tenha conhecimento dos processos dentro da organização. Recomendamos que sejam escolhidos colaboradores engajados nas suas funções e que vistam a camisa da empresa, também devem ser escolhidos representantes dos 3 níveis (Estratégico, tático e operacional).
Segunda Etapa: Definir quais processos devem ser mapeados. Para isso, pode-se utilizar a matriz GUT, a mesma ajudará a saber qual a prioridade.
Terceira Etapa: Reunir a equipe e fazer um checklist com todas as etapas e atividade do processo a ser mapeado.
Quarta Etapa: Realizar o mapeamento ligando todas as etapas do processo, observando as características de cada etapa e elencando o que pode contribuir para a otimização e padronização do mesmo.
Quinta Etapa: Observar as possibilidades de melhoria dentro do processo e das etapas do mesmo. Nesta fase, indicamos que sejam feitas perguntas chaves, do tipo: Por quê, como, quando e quanto. Esses tipos de perguntas irão nortear a identificação de gargalos, melhorias para o processo, redução de custos e se necessário alterações futuras na maneira de se fazer o processo.
Recomendamos que siga os passos sem atropelos, dedique tempo e energia para a realização destas etapas, sem pressa, vocês verão que os resultados à médio e longo prazo serão grandes.
Deixe nos comentários quais ferramentas e softwares citados você gostaria de um minicurso para aprender a desenvolver suas habilidades e impressionar sua equipe. Caso queira um consultor dedicado exclusivamente na sua empresa para te ajudar a mapear processos, entre em contato nos canais de atendimento e peça seu DIAGNÓSTICO.
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