Nos últimos artigos temos abordado temas relacionados a melhoria de processos, e se você teve a oportunidade de os ler, já está por dentro de todas as vantagens e benefícios que a gestão dos processos, incluindo o fluxograma, o mapeamento e a otimização podem trazer para alavancar os resultados da sua empresa.
No artigo de hoje, não será muito diferente, continuaremos falando como você pode melhorar ainda mais os processos do seu negócio. Entretanto, agora é a hora de aprofundarmos mais na padronização dos processos. Lembrando que todas essas dicas e ferramentas são indispensáveis para qualquer tipo de negócio, independe de setor e porte.
O que é?
Primeiro, caso você não se lembre, vamos retomar a definição do termo “Processo”. Processo é uma atividade ou conjunto de atividades estruturadas, de forma que em sua finalização seja entregue um produto ou serviço.
Já sabendo o que é processo, precisamos também ter o entendimento do que é um padrão. Quando se fala de processos, padrão é a melhor maneira encontrada até o momento, para a execução das mais variadas tarefas de uma empresa.
Com isso em mente, a partir do instante em que se tem o padrão de um processo é de suma importância que se respeite ele, independentemente de quem irá realizá-lo. Para isso, a padronização entra como forma de garantir que esse padrão seja respeitado. Sendo assim, todas as ações necessárias para resultar no produto ou serviço esperado, com a qualidade, tempo e demais características esperadas, são documentadas, como um passo a passo.
Dito isso, a padronização dos processos vem como um modo de garantir a qualidade dos serviços e produtos oferecidos, de forma que sempre serão executados da mesma maneira, mas isso não significa que o processo não precisa e não deve ser melhorado, aliás a busca pela melhoria deve ser contínua. É preciso ter em mente que todo processo, sem exceção, pode ser melhorado, e a padronização nos permite ter essa visão sistêmica e visionária, sempre em busca de melhoria. Dessa forma, é essencial criar estratégias para garantir que todos estejam respeitando esses padrões.
Dica: é importante que esse documento com o script da tarefa seja bem ilustrativo e com uma linguagem simples, para que todos o entendam.
Você pode fazer um procedimento operacional padrão (POP) para atingir esses objetivos.
Procedimento Operacional Padrão (POP)
Mais conhecido como pop, é a formalização de um procedimento especifico. Ou seja, a forma como a padronização é registrada. Padronização clara, detalhada e visível, treinada e entendida por todos.
Pode ser feito de qualquer forma, desde que qualquer operador entenda claramente o que é e como deve ser executado e no final tenha o resultado e a qualidade esperada.
Facilita a execução, manutenção e treinamento. Assegura que o conhecimento está mantido dentro da empresa, e garante a execução adequada de uma atividade crítica, independente do funcionário ou turno em que será executada.
O importante é que seja de fácil entendimento, com uma linguagem simples e, caso seja necessário, bem ilustrado, como a imagem abaixo.
Fonte: Blog Voitto (2019)
Passos importantes para ter os processos padronizados
· Conheça bem todas as tarefas
Para ter sucesso na padronização é indispensável o mapeamento dos processos. É importantíssimo conhecer profundamente as tarefas a serem padronizadas, por isso é necessário o mapeamento. O ideal é que executor do processo participe ativamente dessa etapa.
· Aplique melhorias
Uma vez que todas as atividades que compõe um processo são bem conhecidas, fica mais fácil visualizar o que pode mudar para alcançar um melhor resultado. Com todas as melhorias necessárias aplicadas, já é encontrado o novo padrão.
· Documente o novo padrão
Aqui acontece a padronização de fato. Depois de encontrado um novo padrão, ou seja, a melhor maneira para a realização das tarefas de um processo, com todas as melhorias já aplicadas, é hora de documentar para ficar registrado e assim, garantir que o método de trabalho não mude até que se encontre um melhor. Como você já sabe, essa documentação pode ser feita através do POP.
· Treine os colaboradores
Essa mudança na forma de executar um processo, pode trazer dificuldade a alguns colaboradores, por isso é importante que faça um treinamento, mesmo que rápido, atualizando todos com o novo padrão e a importância de segui-lo. A intensão aqui é nivelar toda a equipe, alinhar os objetivos da padronização de processos e da organização como um todo. Os treinamentos podem ser ministrados por alguém responsável da alta administração ou por meio da contratação de consultorias especializadas.
· Monitore
Apenas ter os processos padronizados não é suficiente, é preciso garantir que esses padrões estão sendo seguidos. Sendo assim, é necessário medir e acompanhar, para verificar a adaptação da equipe àquele novo padrão e verificar se está tendo o desempenho esperado, se alguma fase está sendo burlada ou feita incorretamente. Esse acompanhamento é muito importante, tendo em vista que podem existir inúmeras atividades dentro de um processo e se uma não estiver sendo executada corretamente, pode comprometer e ter a perda de todo o processo, tempo investido e demais perdas e custos inesperados.
Benefícios de ter os processos padronizados
· Redução de riscos, retrabalhos e refugos
A eliminação das falhas encontradas nos processos e a padronização dos novos métodos auxiliam à diminuição de erros humanos e à identificação de novas falhas, o que ajuda para que a qualidade do produto final não seja afetada e, assim, não seja necessários possíveis retrabalhos ou refugos, o que evita com que o produto ou serviço seja entregue além do prazo previsto.
· Aumento de produtividade
Tendo o reconhecimento de todas as atividades inerentes a um processo é possível verificar com mais facilidade aquelas que não estejam agregando valor e eliminá-las ou aplicar métodos que as tornem mais ágeis, desde que não prejudique a qualidade final do produto ou serviço. Isso contribui para que o processo se torne cada vez mais enxuto e permita a redução do tempo de entrega (lead time) do serviço ou produto ao cliente, resultando em eficiência e produtividade.
· Redução de custos e desperdícios
Com a diminuição de falhas, retrabalhos e produtos refugados, consequentemente, são diminuídos também os riscos de afetar os prazos de entrega, os desperdícios, a necessidade extra de mão de obra e demais recursos. E isso contribui diretamente para que não haja surpresas negativas na hora da contabilização final.
· Aumento de qualidade
Redução de riscos, retrabalho e refugos, contribuem para redução de custos e desperdícios, o que torna o processo mais eficiente e, consequentemente, com mais qualidade dos produtos e serviços prestados.
· Melhoria de resultados financeiros
O aprimoramento de resultados também é um dos grandes benefícios da padronização dos processos. De forma que, todos os benefícios citados anteriormente contribuem para que a empresa seja capacitada a oferecer serviços e produtos de melhor qualidade, conquistando a confiança e satisfação dos consumidores e, consequentemente, melhorando a saúde financeira da organização.
Por onde começar?
Você deseja ter todos os processos da sua empresa bem padronizado, em todos os setores, buscando a melhoria contínua dos resultados e todos os benefícios que a padronização de processos trás, mas você ainda não sabe por onde começar?
Bom, o ideal é sempre começar por aquela atividade mais crítica, ou seja, aquela que demanda maior urgência em ser padronizada e otimizada, visando a melhoria de resultados e diminuição de custos. Para isso, a Matriz GUT vem como uma “mão na roda” para auxiliar nesse momento de indecisão. Clique aqui para conhecer a matriz GUT e saber como ela pode auxiliar na hora de priorizar as ações a serem tomadas.
Existe um momento certo para padronizar os processos da minha empresa?
Não existe um melhor momento para tal. Aliás, o melhor momento foi ontem, foi quando você percebeu que pode e deve melhorar os resultados do seu negócio.
Quer uma dica? Apenas comece. Comece primeiramente em um setor ou em uma determinada atividade. Comece devagar, quinzenalmente, mensalmente, apenas comece e aos poucos replique as boas práticas para os outros setores.
Como manter?
Você já percebeu o quanto é importante manter o padrão, certo?
É claro, existe sim certa dificuldade em padronizar os processos de uma empresa. Por isso, aquelas que conseguem esse feito já estão à frente de muitas outras, tendo em vista todos os benefícios já apresentados anteriormente nesse artigo.
Entretanto, existe uma dificuldade maior ainda, por parte das organizações, em conseguir manter os processos padronizados. Portanto, com total certeza, aquelas que conseguem lidar com a padronização e mantê-la no dia a dia serão as que terão destaque e vantagem no mercado competitivo em que estão inseridas.
Agora é a sua vez!
Com esse artigo você conseguiu ver que padronizar processos é muito importante para qualquer organização e agora você já conhece mais uma ferramenta para ajudar a sua empresa a alcançar melhores resultados, ser mais eficiente e produtiva, diminuindo custos, aumentando a qualidade dos serviços e produtos e o mais importante, conquistando a satisfação dos seus clientes.
Se ainda tem alguma dúvida em padronizar os processos do seu negócio ou está enfrentando qualquer outro desafio para fazer o seu negócio crescer, entre em contato com nossa equipe e veja como a Proinova Engenharia Júnior pode te auxiliar nesse momento.
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